Birlikte Yaşam Kuralları

İletişim Kuralları

İLETİŞİM YOLLARI

 MADDE 10: Site sakinlerinin yönetimle iletişimi aşağıdaki yol ve yöntemlerle sağlanır:

  1. Etap temsilcileri: SYK üyelerinden biri iletişim sorumlusu olarak atanır. Ayrıca her olağan KMGK’da her parselden ve parsel birden fazla etaptan oluşuyorsa her etaptan iki parsel/etap temsilcisi gönüllülük ilkesine dayalı olarak parsel/etap iletişim görevlisi olarak seçilir. Parsel/etap iletişim gönüllüleri SYK iletişim üyesinin eşgüdümünde site içi iletişimin daha etkili ve işlevsel olmasını sağlayacak önlemler alırlar.
  2. Elektronik iletişim: Elektronik ortamı oluşturan web siteleri şunlardır:

www.arkeonevleri.org.tr

  1. Beyaz Masa (7332)
  2. Duyuru Panosu
  3. Cep telefonu aracılığı ile kısa ileti gönderimi
  4. Site’nin ‘CENTREX’ telefon sistemi

 

İLETİŞİM KURALLARI

 

MADDE 11: Site’ye ilişkin iletişim kuralları aşağıda belirtilmiştir:

  1. Site sakinleri ile SYK ve Müdür arasındaki iletişim tercihen ve öncelikle yazılı olarak ve elektronik ortamda yapılır.
  2. Elektronik ortamda iletişim konut maliklerinin şifreleri aracılığıyla kişisel bilgilerine ulaşabilmelerine olanak verecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Şifrelerin nasıl elde düzenleneceği ve korunacağı SYK tarafından belirlenir.
  3. Konut malikleri www.arkeonevleri.org.tr web sitesinin “FORUM”  bölümünde kişisel görüş, dilek ve önerilerini genel paylaşıma açık olarak aktarabilirler.
  4. Site yönetimi konut malikleri ve site sakinlerini ilgilendiren GENEL DUYURULARI web sitesinin DUYURULAR bölümüne koyar.
  5. Site yönetimi WEB sitesine konan GENEL DUYURULAR ile ilgili anımsatma bilgisini konut maliklerinin cep telefonlarına kısa ileti ile de iletme yetkisine sahiptir. 
  1. Konut malikleri dilerlerse yönetim danışmanlığı yapan şirketin elektronik erişim alanından da kişisel bilgilerine ulaşabilirler.
  2. Aşağıda sıralanan bildirgeler ve açıklayıcı yazıların elektronik ortamda konut maliklerinin kullanımına sunulması SYK ve Müdür’ün ortak sorumluluğudur:
    1. SYP, konut malikleri genel kurul kararları ve site rehberi
    2. Denetim Kurulu raporları
    3. Sitenin yıllık işletme bütçesi ve gerçekleşme oranları ile ilgili bilgiler
    4. Sitenin elektrik, doğalgaz, mazot, su tüketim bilgileri
    5. Site aylık tüketim değerleri
    6. Yapılmakta olan yenileme, modernizasyon yatırımları varsa bunların son durumlarına ilişkin bilgiler
    7. Müdür ve bağlı personelin haftalık iş takip listeleri
    8. Site personeli görev takip listeleri
    9. İş emirleri ile ilgili rapor ve analizler
    10. Danışman şirket tarafından yapılan denetimlerin türü, tarihi ve sonuçlarına ait bilgiler

                      i.      Verilen personel eğitimlerinin ve güvenlik tatbikatlarının raporları

                      ii.     Site personeline ait kişisel bilgiler, aldığı mesleki eğitimler ile ilgili bilgiler

                      iii.    Ortak alan ve işletme planlı bakım çalışma raporları

                      iv.    Arıza teknik analiz raporları

                      v.    Dönemsel gecikme analizleri

  1. SYK ve Müdür, elektronik ortamlardaki kişisel bilgi ve verilerin üçüncü kişilerin eline geçmemesi için gerekli güvenlik önlemlerini almaları zorunludur.
  2. Konut maliklerinin elektronik ortamdaki iletişim kolaylıklarına site yönetimi ve SYK tarafından sınırlama getirilemez. 
  3. Site yönetimi elektronik iletişimi tercih eden konut maliklerine önceden genel nitelikli yazılı onayları alınarak elektronik posta yoluyla tebligat yapabilir.
  4. Konut maliklerinden izinli olarak alınan cep telefonu, ev telefonu ya da elektronik posta adresi gibi kişisel irtibat bilgileri sadece yönetim tarafından kullanılır ve üçüncü verilemez ve kullandırılamaz.
  5. Site sakinleri, yönetimde tutulan kişisel irtibat bilgilerindeki güncellemeleri düzenli olarak yönetime iletmekle yükümlüdür.

  

BEYAZ MASA

 MADDE 12: Beyaz Masa konut maliklerinin talep, dilek, istek, öneri ve yakınmalarının alındığı, izlendiği, gereğinin yapıldığı ve sonucundan ilgilisine en kısa sürede bilgi verildiği iletişim sistemidir.

Beyaz masanın irtibat telefon numarası 677 7331 ve 7332’dir.

 

BEYAZ MASANIN ÇALIŞMA KURALLARI

 

MADDE 13: Beyaz Masa sistemi ile ilgili süreç ve kurallar aşağıda belirtilmiştir:

  1. SYK tarafından Müdüre bağlı olarak,  konut maliklerinin dilek, öneri, yakınma, arıza ihbarı ve bilgi edinmek için yönetime yaptıkları çağrı ile ilgili olarak tüm iş süreçlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılmasından sorumlu bir kişiden oluşan bir Beyaz Masa oluşturulur.
  2. Beyaz Masa’nın “Örgütlenme ve Çalışma Süreçleri”ne ilişkin “El Kitabı” ile süreç içinde kullanılacak yazılı ve elektronik formlar site Müdürü tarafından hazırlanır ve SYK’nun onayı ile yürürlüğe girer.
  3. Beyaz Masa sorumlusunun kimliği ve telefon numaraları Site sakinlerine duyurulur.

 

BEYAZ MASANIN ÇALIŞMA YÖNTEMİ

MADDE 14: Beyaz Masa’nın çalışma yönetimi aşağıda açıklanmıştır:

  1. Beyaz Masa’ya gelen çağrılar SYK’nun ya da Müdür’ün bilgisi, yetkisi ve sorumluluğu altında olan konularla ilgili olarak konut malikleri tarafından iletilen ve bilgi edinmek, görüş ve dilek iletmek, acil durum bildirmek ve yakınmada bulunmak amaçlı çağrılardır.
  2. Beyaz Masa’ya gelen çağrıların 24 saat içinde sonuçlandırılması esastır. Çağrı sahibine en geç 24 saat içinde sözlü ya da yazılı bilgi verilir. İşin niteliği gereği çözümü 24 saatten fazla süre gerektiren konularda çağrı sahibine sık aralıklarla bilgi vermek Beyaz Masa yetkilisinin görevi ve sorumluluğudur.
  3. Konut malikinden yönetime gelen çağrılardan bilgi edinmek amacı dışındaki çağrıların yazılı ve tercihen elektronik ortamda yapılması esastır.
  4. Acil durumlarda sözlü olarak yapılan çağrılar daha ya çağrı sahibi tarafından ya da Beyaz Masa yetkilisi tarafından yazılı forma dönüştürülür.

 

 

  1. Beyaz Masa görevlisi gelen çağrıları kayıt altına almak zorundadır.
  2. Beyaz Masa çalışma saatleri içinde çağrı kabul eder.
  3. Çalışma saatleri dışındaki başvurular YÖNETİM OFİSİ (7332) ya da CCTV güvenlik sorumlusuna yapılır. Bu gibi durumlarda nöbetçi güvenlik sorumlusu Beyaz Masa sorumlusu gibi görev yapar.

 

DUYURU PANOSU

MADDE 15: Site yönetimi tarafından konut maliklerinin bilgisine iletilen tüm duyurular Sosyal Tesis binasının girişinde yer alan SITE DUYURU PANOSU’NA asılır.

  1. Duyuru Panosu’na aşağıdaki duyurular asılır:
    1. Resmi duyurular: Seçim listeleri gibi.
    2. Sitenin toplumsal etkinlik duyuruları.
    3. Konut maliklerinin kişisel duyuruları.
  2. Duyuru panosuna asılacak olan tüm duyurular SYK’nun onayı ile asılabilir. SYK’nun onayı olmayan duyuru ve afişler panoda yer alamaz.
  3. Sitenin duyuru panosu dışındaki yerlere ve direklere YSK’nun onayı olmaksızın afiş ve ilan asılması yasaktır.

 

CEP TELEFONUNDAN KISA İLETİ GÖNDERİMİ

MADDE 16: SYK önemli nitelikteki duyuruları konut maliklerine kısa ileti yoluyla iletebilir.

 

CENTREX İLETİŞİM SİSTEMİ

MADDE 17: Müdürün ‘CENTREX’ telefon sistemi ile yükümlülükleri aşağıda sıralanmıştır:

  1. Site ‘CENTREX’ telefon sisteminin abone kayıtlarını tutmak,
  2. Dönemsel aralıklarla güncellemek ve
  3. Rehber haline getirerek konut maliklerinin bilgisine sunmak.